Uusi toimittaja Aasiassa? Varmista nämä asiat ennen ensimmäistä tilausta

Sopivan valmistajan löytäminen ei vielä tarkoita, että toimittaja on luotettava.

Ennen ensimmäistä tilausta pitää varmistaa, että yritys on oikeasti olemassa, valmistaa tuotteet itse ja pystyy toimittamaan sovitun laadun vaaditussa aikataulussa.

Tässä seitsemän käytännön tarkistusta, jotka kannattaa tehdä ennen uuden toimittajan hyväksymistä.

1. Tarkista yrityksen perustiedot

Pyydä toimittajalta vähintään:

• yrityksen virallinen nimi
• rekisterinumero
• toimipaikan osoite
• tuotantolaitoksen osoite
• yrityksen pankkitiedot
• tarvittavat luvat ja sertifikaatit.

Varmista, että yrityksen nimi on sama sopimuksessa, laskulla ja pankkitilillä.

Jos maksu pyydetään eri yritykselle tai yksityishenkilön tilille, asia pitää selvittää ennen maksamista.

2. Selvitä, onko kyseessä tehdas vai välittäjä

Välittäjän käyttäminen ei aina ole ongelma. Ostajan pitää kuitenkin tietää, kuka tuotteen todellisuudessa valmistaa.

Jos toimittaja tarjoaa keskenään täysin erilaisia tuotteita mutta ei kerro tuotantopaikkoja, kyseessä voi olla kauppayhtiö.

3. Pyydä näyttöä vastaavasta tuotannosta

Hyvä toimittaja pystyy osoittamaan, että sillä on kokemusta vastaavista tuotteista, materiaaleista ja tilausmääristä.

Pyydä esimerkiksi:

• kuvia aikaisemmasta tuotannosta
• tietoa tärkeimmistä vientimarkkinoista
• esimerkkejä vastaavista tuotteista
• tietoa tyypillisistä tilausmääristä
• asiakkaiden referenssejä, jos niitä voidaan jakaa.

Pelkkä pitkä asiakaslista ei vielä todista mitään. Olennaisempaa on, pystyykö toimittaja kuvaamaan konkreettisesti, miten vastaavia tuotteita valmistetaan.

4. Arvioi kommunikointia

Kommunikointi kertoo paljon toimittajan toimintatavasta.

Hyviä merkkejä:

• toimittaja vastaa kaikkiin kysymyksiin
• tekniset yksityiskohdat ymmärretään
• rajoitteista kerrotaan avoimesti
• muutokset vahvistetaan kirjallisesti
• toimittaja esittää tarkentavia kysymyksiä.

Varoitusmerkkejä:

• vastaukset ovat ympäripyöreitä
• hinta tai materiaalit muuttuvat jatkuvasti
• tuotantopaikkaa ei haluta kertoa
• toimittaja lupaa kaiken ilman lisäkysymyksiä
• kiireellistä ennakkomaksua painostetaan tekemään.

Luotettava toimittaja ei aina sano kyllä. Se kertoo myös silloin, kun aikataulu, hinta tai vaatimus ei ole realistinen.

5. Tilaa ja tarkista näyte

Näytteen avulla tarkistetaan, ymmärtääkö toimittaja tuotteen vaatimukset.

Hyväksytty näyte kannattaa dokumentoida ja säilyttää vertailunäytteenä.

Samalla pitää varmistaa, että varsinainen tuotanto tehdään samoilla materiaaleilla ja menetelmillä kuin hyväksytty näyte.

6. Tee tehdasauditointi

Tehdasauditointi on tehokkain tapa varmistaa, vastaavatko toimittajan antamat tiedot todellisuutta. Lue lisää tehdasauditoinneistamme.

Auditoinnissa voidaan tarkistaa:

• tuotantotilat ja koneet
• valmistuskapasiteetti
• laadunhallinta
• raaka-aineiden säilytys
• tuotannon dokumentointi
• alihankkijoiden käyttö
• työolosuhteet
• sertifikaattien paikkansapitävyys.

Auditointi on erityisen tärkeä, kun tilaus on suuri, tuote on teknisesti vaativa tai toimittajasta ei ole aikaisempaa kokemusta.

7. Aloita pienellä koetilauksella

Hyvä näyte ei vielä takaa onnistunutta sarjatuotantoa.

Koetilauksella nähdään:

• pysyykö toimittaja aikataulussa
• vastaako tuotanto hyväksyttyä näytettä
• toimiiko tuotannon aikainen viestintä
• ovatko pakkaukset ja merkinnät oikein
• miten toimittaja ratkaisee ongelmat.

Ensimmäistä tilausta ei kannata kasvattaa tarpeettoman suureksi vain paremman kappalehinnan vuoksi.

Toimittajan nopea tarkistuslista

Milloin ulkopuolinen toimittajahaku kannattaa?

Paikallista kumppania kannattaa käyttää, kun:

• yrityksellä ei ole omaa henkilöstöä Aasiassa
• toimittajan tietoja ei pystytä varmistamaan etänä
• tuotantolaitos pitää tarkastaa
• vaihtoehtoisia valmistajia tarvitaan useita
• tuotannon laatua tai aikataulua pitää seurata.

Nikolai Sourcing auttaa yrityksiä löytämään ja arvioimaan valmistajia Aasiassa. Palveluun voidaan yhdistää toimittajien taustojen tarkistus, tehdasauditointi, näytteiden arviointi ja laadunvalvonta ennen toimitusta.

Yhteenveto

Luotettava toimittaja varmistetaan ennen ensimmäistä merkittävää tilausta.

Tärkeimmät vaiheet ovat yrityksen taustojen tarkistaminen, tuotantopaikan varmistaminen, referenssien arviointi, näytteen hyväksyminen ja tarvittaessa tehdasauditointi.

Jos Aasian hankintaprosessi kokonaisuutena ei ole vielä tuttu, lue seuraavaksi: Hankinta Aasiasta – mitä yrityksen pitää tietää ennen aloittamista?.