Hankinta Aasiasta – mitä yrityksen pitää tietää ennen aloittamista?

Aasiasta hankkiminen voi avata yritykselle merkittäviä mahdollisuuksia. Oikein toteutettuna se voi parantaa tuotteiden saatavuutta, laajentaa valikoimaa, tehostaa kustannusrakennetta ja auttaa löytämään uusia valmistajia, joita kotimarkkinoilta ei ole saatavilla.

Samalla Aasian hankinta vaatii enemmän kuin pelkän toimittajan löytämisen. On ymmärrettävä paikallista toimintakulttuuria, tuotannon realiteetteja, toimitusaikoja, laadunvarmistusta, sopimuskäytäntöjä ja vastuullisuuteen liittyviä vaatimuksia.

Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä yrityksen kannattaa huomioida ennen kuin se aloittaa hankinnan Aasiasta.

Miksi yritykset hankkivat tuotteita Aasiasta?

Aasia on monelle yritykselle tärkeä hankinta-alue, koska alueelta löytyy laaja valmistajaverkosto, paljon erikoistunutta tuotanto-osaamista ja mahdollisuus skaalata tuotantoa eri tarpeisiin.

Tyypillisiä syitä aloittaa hankinta Aasiasta ovat esimerkiksi:

• tarve löytää uusia valmistajia tai vaihtoehtoisia toimittajia
• halu parantaa ostohintaa tai toimitusketjun tehokkuutta
• nykyisen toimittajaverkoston riskien hajauttaminen
• uuden tuoteryhmän tai private label -tuotteen kehittäminen
• tuotannon kapasiteetin kasvattaminen
• tarve löytää markkinoilta tuotteita, joita ei ole helposti saatavilla Euroopasta

Hankinta Aasiasta ei kuitenkaan ole automaattisesti halvin tai helpoin ratkaisu. Kokonaisuus ratkaisee: tuotteen laatu, toimitusvarmuus, vastuullisuus, logistiikka, maksuehdot, reklamaatioiden hallinta ja toimittajan kyky toimia pitkäaikaisena kumppanina.

Jos yrityksesi etsii laajempaa kumppania koko prosessin hallintaan, tutustu myös Nikolai Sourcingin sourcing-palveluihin.

Ensimmäinen vaihe: määrittele, mitä olet oikeasti hankkimassa

Ennen toimittajahaun aloittamista yrityksen kannattaa määritellä mahdollisimman tarkasti, mitä se tarvitsee.

Pelkkä ajatus “haluamme löytää valmistajan Aasiasta” ei yleensä riitä. Toimittajalle pitää pystyä kertomaan esimerkiksi:

• tuotteen tekniset vaatimukset
• materiaalit
• mitat ja toleranssit
• pakkausvaatimukset
• sertifikaatit ja standardit
• arvioidut tilausmäärät
• tavoitehinta
• toimitusaikataulu
• mahdolliset vastuullisuusvaatimukset
• laatukriteerit ja hyväksyttävät poikkeamat

Mitä tarkempi määrittely on, sitä helpompi on vertailla toimittajia keskenään. Samalla vähennetään riskiä, että toimittaja antaa tarjouksen tuotteesta, joka näyttää paperilla oikealta mutta ei käytännössä vastaa yrityksen todellista tarvetta.

Jos tuotteelle ei ole vielä valmista toimittajaa, seuraava askel on yleensä toimittajahaku Aasiassa.

Toimittajan löytäminen ei vielä tarkoita onnistunutta hankintaa

Yksi yleinen virhe on ajatella, että sourcing-prosessi päättyy siihen, kun sopiva toimittaja löytyy. Todellisuudessa toimittajahaku on vasta alku.

Yrityksen pitää pystyä arvioimaan, onko toimittaja luotettava, kykeneekö se valmistamaan tuotteen vaaditulla laadulla ja pystyykö se toimittamaan sovitussa aikataulussa.

Toimittajan arvioinnissa kannattaa huomioida ainakin:

• valmistuskapasiteetti
• aiempi kokemus vastaavista tuotteista
• laadunhallintaprosessit
• auditointivalmius
• kommunikoinnin selkeys
• toimitusvarmuus
• vastuullisuuteen liittyvät käytännöt
• referenssit ja aiemmat asiakkuudet
• kyky ymmärtää eurooppalaisen asiakkaan vaatimukset

Luotettava toimittaja ei ole aina se, joka antaa halvimman hinnan. Usein tärkeämpää on, että toimittaja ymmärtää vaatimukset oikein, reagoi ongelmiin nopeasti ja toimii pitkäjänteisesti.

Ennen uuden toimittajan kanssa etenemistä kannattaa usein tehdä tehdasauditointi, jotta yritys saa paremman kuvan toimittajan kapasiteetista, toimintatavoista ja riskeistä.

Paikallinen läsnäolo vähentää riskejä

Aasian hankinnassa paikallinen läsnäolo on usein merkittävä etu. Sähköpostin, videopalaverien ja katalogien perusteella on mahdollista päästä alkuun, mutta monia asioita on vaikea varmistaa etänä.

Paikallinen kumppani voi auttaa esimerkiksi:

• toimittajien taustojen selvittämisessä
• tehdaskäynneissä ja auditoinneissa
• tuotannon etenemisen seurannassa
• näytteiden tarkastuksessa
• kulttuuri- ja kielierojen hallinnassa
• reklamaatioiden selvittämisessä
• toimitusaikataulujen varmistamisessa
• laadunvalvonnassa ennen toimitusta

Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun kyse on uudesta toimittajasta, uudesta tuoteryhmästä tai suuremmista tilausvolyymeista.

Jos yritys haluaa ulkoistaa Aasian hankinnan käytännön hallintaa, hyvä vaihtoehto voi olla hankinnan ulkoistaminen paikalliselle kumppanille.

Laadunvalvonta kannattaa tehdä ennen kuin tavara lähtee tehtaalta

Laadunvarmistus on yksi Aasian hankinnan kriittisimmistä vaiheista. Jos ongelma huomataan vasta siinä vaiheessa, kun tuotteet ovat jo Suomessa tai matkalla varastoon, korjaaminen on usein hidasta ja kallista.

Siksi laadunvalvonta kannattaa rakentaa osaksi prosessia jo ennen tuotannon aloittamista.

Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi:

• näytteiden tarkastamista ennen tuotannon hyväksyntää
• tuotannon aikaista tarkastusta
• valmiiden tuotteiden tarkastusta ennen toimitusta
• pakkausten ja merkintöjen tarkistamista
• määrien, mittojen, materiaalien ja ulkonäön varmistamista
• dokumenttien ja sertifikaattien läpikäyntiä

Hyvä laadunvalvonta ei ole pelkkä viimeinen tarkastus, vaan jatkuva prosessi. Mitä aikaisemmin virheet huomataan, sitä helpompi ne on korjata.

Jos haluat vähentää reklamaatioita ja varmistaa tuotteiden laadun ennen toimitusta, tutustu tarkemmin laadunvalvontaan Aasiassa.

Vastuullisuus on osa modernia hankintaa

Yrityksiltä odotetaan yhä enemmän läpinäkyvyyttä toimitusketjuun. Tämä koskee erityisesti tuotteita, joita myydään kuluttajille, mutta vastuullisuuden merkitys kasvaa myös B2B-hankinnoissa.

Vastuullisessa hankinnassa kannattaa huomioida esimerkiksi:

• työolosuhteet
• tuotantotilojen turvallisuus
• alihankkijaketjut
• materiaalien alkuperä
• ympäristövaikutukset
• dokumentaatio
• auditoinnit
• paikallisten vaatimusten noudattaminen

Vastuullisuus ei ole vain maineasia. Se liittyy myös riskienhallintaan, asiakasvaatimuksiin ja toimitusketjun pitkäaikaiseen kestävyyteen.

Jos vastuullisuus, läpinäkyvyys ja toimittajien taustojen varmistaminen ovat yrityksellesi tärkeitä, lue lisää vastuullisesta hankinnasta Aasiassa.

Kiina, Intia, Bangladesh vai Vietnam?

Aasia ei ole yksi yhtenäinen hankintamarkkina. Eri mailla on erilaisia vahvuuksia, kustannusrakenteita, toimialoja ja toimintatapoja.

Esimerkiksi Kiina tunnetaan laajasta valmistajaverkostosta, vahvasta teollisesta infrastruktuurista ja monipuolisesta tuotanto-osaamisesta. Intia voi olla kiinnostava vaihtoehto tietyissä tuoteryhmissä ja osana hankinnan hajauttamista. Bangladesh on merkittävä erityisesti tekstiili- ja vaatetuotannossa. Vietnam puolestaan kiinnostaa monia yrityksiä vaihtoehtoisena tai täydentävänä hankintamaana.

Oikea hankintamaa riippuu aina tuotteesta, tilausmäärästä, laatutasosta, toimitusajasta ja yrityksen tavoitteista.

Milloin yrityksen kannattaa käyttää sourcing-kumppania?

Sourcing-kumppani voi olla hyödyllinen erityisesti silloin, kun yrityksellä ei ole omaa paikallista organisaatiota Aasiassa tai kun sisäiset resurssit eivät riitä toimittajahakuun, laadunvalvontaan ja tuotannon seurantaan.

Kumppanin käyttöä kannattaa harkita, jos:

• yritys aloittaa hankinnan Aasiasta ensimmäistä kertaa
• nykyinen toimittaja ei enää täytä tarpeita
• tavoitteena on löytää uusia valmistajia
• tuotannon laatu vaihtelee
• toimitusajat eivät pidä
• vastuullisuusvaatimukset kasvavat
• halutaan vertailla eri hankintamaita
• yritys tarvitsee paikallisen edustajan neuvotteluihin, tarkastuksiin tai auditointeihin

Hyvä sourcing-kumppani ei pelkästään etsi toimittajaa, vaan auttaa rakentamaan toimivan, läpinäkyvän ja hallittavan hankintaprosessin.

Jos etsit kumppania, joka voi auttaa sekä toimittajahaussa että käytännön toteutuksessa, tutustu Nikolai Sourcingin palveluihin.

Yhteenveto

Hankinta Aasiasta voi tarjota yritykselle merkittäviä mahdollisuuksia, mutta onnistuminen vaatii suunnitelmallisuutta. Tärkeintä on määritellä hankittava tuote tarkasti, valita toimittajat huolellisesti, varmistaa laatu ennen toimitusta ja rakentaa prosessi, jossa riskit havaitaan ajoissa.

Pelkkä halpa hinta ei tee hankinnasta onnistunutta. Onnistunut sourcing perustuu luotettaviin toimittajiin, selkeään kommunikointiin, paikalliseen ymmärrykseen, laadunhallintaan ja pitkäjänteiseen yhteistyöhön.

Nikolai Sourcing auttaa yrityksiä Aasian hankinnoissa toimittajahausta laadunvalvontaan, auditointeihin, aikatauluseurantaan ja paikalliseen edustukseen. Kun hankintaprosessi on hallinnassa, yritys voi keskittyä omaan liiketoimintaansa ja tehdä päätöksiä paremmalla näkyvyydellä toimitusketjuun.