Mitä tehdasauditoinnissa tarkistetaan? 7 tärkeintä asiaa

Toimittaja voi näyttää paperilla erinomaiselta. Hinta on kilpailukykyinen, sertifikaatit löytyvät ja tuotantokapasiteetin kerrotaan riittävän helposti.

Mutta vasta tehdasauditoinnissa nähdään, vastaako todellisuus sitä, mitä toimittaja on luvannut.

Tehdasauditointi on erityisen hyödyllinen ennen ensimmäistä merkittävää tilausta, uuden valmistajan hyväksymistä tai silloin, kun tuotteeseen liittyy tavallista korkeampia laatu- tai toimitusriskejä.

Mitä auditoinnissa sitten käytännössä tarkistetaan?

1. Onko kyseessä oikeasti valmistava tehdas?

Ensimmäinen kysymys on yksinkertainen: kuka tuotteen todellisuudessa valmistaa?

Auditoinnissa tarkistetaan tuotantolaitos, koneet, henkilöstö sekä se, vastaako tehtaan toiminta toimittajan antamaa kuvausta.

Samalla voidaan selvittää, tehdäänkö tuotanto todella kyseisessä tehtaassa vai siirretäänkö sitä eteenpäin toisille valmistajille.

Jos olet vasta arvioimassa uutta toimittajaa, lue myös Uusi toimittaja Aasiassa? Varmista nämä asiat ennen ensimmäistä tilausta.

2. Riittääkö tuotantokapasiteetti?

Hyvä näyte ei vielä kerro, pystyykö tehdas valmistamaan esimerkiksi 20 000 kappaleen tilauksen sovitussa aikataulussa.

Auditoinnissa voidaan tarkastella esimerkiksi:

• tuotantolinjojen määrää
• koneiden kuntoa ja käyttöastetta
• työntekijöiden määrää
• nykyistä tilauskantaa
• tuotannon pullonkauloja
• tehtaan realistista kapasiteettia.

Tämä auttaa arvioimaan toimitusriskiä jo ennen tilauksen tekemistä.

3. Miten tehdas hallitsee laatua?

Yksi auditoinnin tärkeimmistä osista on tehtaan laadunhallintaprosessi.

Tarkoituksena ei ole ainoastaan katsoa valmiita tuotteita, vaan selvittää, miten virheitä ehkäistään koko tuotannon aikana.

Tarkastuksessa voidaan käydä läpi esimerkiksi:

Hyvä laadunhallinta ei perustu siihen, että virheet löydetään lopuksi. Sen pitäisi estää niitä syntymästä.

4. Ovatko materiaalit ja raaka-aineet hallinnassa?

Auditoinnissa voidaan tarkistaa myös raaka-aineiden vastaanotto, varastointi ja jäljitettävyys.

Esimerkiksi väärä materiaali, huono varastointi tai toimittajan vaihtaminen ilman asiakkaan hyväksyntää voi muuttaa lopputuotteen laatua merkittävästi.

Erityisen tärkeää tämä on teknisissä komponenteissa, tekstiileissä ja tuotteissa, joissa materiaalille on määritelty tarkat vaatimukset. Näitä käsitellään tarkemmin artikkeleissa Teollisuuskomponenttien hankinta Aasiasta ja Tekstiilien hankinta Kiinasta, Vietnamista ja Intiasta.

5. Käyttääkö tehdas alihankkijoita?

Kaikkea tuotantoa ei välttämättä tehdä saman katon alla.

Auditoinnissa kannattaa selvittää:

• mitä tuotantovaiheita tehdas tekee itse
• mitä ulkoistetaan
• ketkä ovat käytetyt alihankkijat
• miten niiden laatua valvotaan.

Alihankinta ei itsessään ole ongelma. Riski syntyy silloin, jos ostaja ei tiedä, missä tai kenen toimesta tuotteet valmistetaan.

6. Ovatko sertifikaatit ja dokumentit kunnossa?

Sertifikaatti sähköpostin liitteenä ei vielä yksin riitä.

Auditoinnissa voidaan varmistaa, että toimittajan ilmoittamat sertifikaatit, luvat ja laadunhallintaan liittyvät dokumentit ovat voimassa ja liittyvät juuri siihen yritykseen ja tuotantopaikkaan, jonka kanssa ollaan tekemässä yhteistyötä.

Samalla nähdään, näkyvätkö dokumentoidut toimintatavat myös käytännön tuotannossa.

7. Millaiset työolosuhteet ja vastuullisuuskäytännöt tehtaalla ovat?

Yrityksille toimitusketjun läpinäkyvyys on yhä tärkeämpää.

Auditoinnissa voidaan tarkastella tarpeen mukaan esimerkiksi:

• työympäristön turvallisuutta
• suojavarusteiden käyttöä
• työaikoihin liittyviä käytäntöjä
• kemikaalien käsittelyä
• jätteiden käsittelyä
• vastuullisuusdokumentaatiota.

Auditoinnin laajuus kannattaa aina määritellä sen mukaan, mitä tuotteelta, toimittajalta ja toimitusketjulta vaaditaan.

Tehdasauditointi ja laaduntarkastus eivät ole sama asia

Nämä kaksi menevät helposti sekaisin.

Tehdasauditoinnissa arvioidaan valmistajan toimintakykyä ja prosesseja. Laaduntarkastuksessa tarkistetaan tiettyä tuotetta tai tuotantoerää. Molempia voidaan tarvita samassa hankintaprosessissa.

Auditointi vastaa kysymykseen: voimmeko luottaa tähän valmistajaan? Laaduntarkastus vastaa kysymykseen: onko tämä tuotantoerä sitä, mitä tilasimme?

Milloin tehdasauditointi kannattaa tehdä?

Auditointi on erityisen perusteltu, kun:

• kyseessä on uusi valmistaja
• ensimmäinen tilaus on arvoltaan suuri
• tuote on teknisesti vaativa
• tuotteen laatuvirhe aiheuttaisi merkittäviä kustannuksia
• toimittaja käyttää paljon alihankkijoita
• toimitusvarmuudella on suuri merkitys
• tehtaan todellisesta kapasiteetista ei ole varmuutta.

Jos yrityksesi on vasta aloittamassa hankintoja alueelta, tutustu myös oppaaseen Hankinta Aasiasta – mitä yrityksen pitää tietää ennen aloittamista?. Yleisimmät riskit ja niiden ennaltaehkäisy käydään läpi artikkelissa Aasian hankinnan 7 yleisintä riskiä.

Auditoinnin tavoite ei ole löytää täydellistä tehdasta

Harva tehdas on kaikilla osa-alueilla täydellinen.

Hyvän tehdasauditoinnin tarkoitus on tuoda esiin todelliset vahvuudet, puutteet ja riskit, jotta yritys pystyy tekemään hankintapäätöksen paremman tiedon perusteella.

Joissain tapauksissa toimittaja voidaan hyväksyä suoraan. Toisissa tarvitaan korjaavia toimenpiteitä ennen tuotannon aloittamista. Joskus auditointi voi myös osoittaa, että turvallisinta on etsiä toinen valmistaja.

Nikolai Sourcing auttaa yrityksiä arvioimaan toimittajia ja tuotantolaitoksia paikallisesti Aasiassa. Tehdaskäyntien ja auditointien avulla voidaan tarkistaa toimittajan tuotantokapasiteetti, laadunhallinta, toimintatavat ja keskeiset riskit ennen merkittävien tilausten tekemistä. Tutustu myös Nikolai Sourcingin palveluihin.