Toimitusketjun suurin riski voi olla se, josta et tiedä

Toimitusketjun riskit on helppo nähdä listana: viivästykset, laatuongelmat, raaka-aineiden saatavuus, logistiikka, geopoliittiset häiriöt ja kustannusten nousu.

Käytännössä moni kallis ongelma alkaa kuitenkin paljon pienemmästä asiasta: ostaja ei tiedä, mitä toimitusketjussa oikeasti tapahtuu.

Tehdas vaihtaa materiaalin lähes vastaavaan. Osa tuotannosta siirretään kiireessä alihankkijalle. Aikataulu alkaa lipsua, mutta siitä kerrotaan vasta kun kontti pitäisi jo varata. Laatuongelma huomataan tuotannossa, mutta toimittaja yrittää ratkaista sen itse ennen asiakkaalle kertomista.

Yksikään näistä ei välttämättä ala huijauksesta. Silti lopputulos voi olla sama: asiakas saa jotain muuta kuin mitä kuvitteli ostaneensa.

Siksi toimivassa toimitusketjussa yksi tärkeimmistä asioista on luottamus. Ei sokea luottamus, vaan luottamus, joka perustuu näkyvyyteen, tarkistamiseen ja pitkäjänteiseen yhteistyöhön.

Toimitusketju ei yleensä petä yhdessä hetkessä

Harvoin kaikki menee kerralla pieleen. Useammin ongelma syntyy pienistä muutoksista.

Alkuperäistä materiaalia ei ole saatavilla → tehdas valitsee korvaavan materiaalin → muutos vaikuttaa tuotantoon → aikataulu kiristyy → laaduntarkastukseen jää vähemmän aikaa → tavara lähtee silti, koska toimituspäivästä halutaan pitää kiinni.

Yksittäin jokainen päätös voi tuntua pieneltä. Yhdessä niistä voi syntyä kallis reklamaatio tuhansien kilometrien päässä tuotannosta.

Tämän takia toimitusketjun hallinnassa ei riitä, että tarkastetaan valmis tuote lopussa. Olennaista on tietää, mitä tapahtuu matkan varrella.

Jos näkyvyys loppuu tilausvahvistukseen ja jatkuu vasta kontin saapuessa Eurooppaan, niiden välissä on paljon tilaa yllätyksille.

Hyvä toimittaja kertoo myös huonot uutiset

Yksi parhaista merkeistä toimivasta toimittajasuhteesta ei ole se, ettei ongelmia koskaan ole. Se on se, että ongelmista kerrotaan ajoissa.

Tuotannossa tulee väistämättä vastaan poikkeamia. Raaka-aine myöhästyy, kone rikkoutuu, näyte ei läpäise tarkastusta tai alihankkija ei pysty toimittamaan sovitusti.

Luotettavan toimitusketjun kannalta ratkaisevaa on, mitä seuraavaksi tapahtuu. Kertooko toimittaja ongelmasta heti? Vai yrittääkö se ensin ratkaista asian hiljaa ja ilmoittaa asiakkaalle vasta silloin, kun vaihtoehtoja ei enää ole?

Jälkimmäinen on usein paljon suurempi riski kuin itse alkuperäinen ongelma.

Halvin tarjous voi sisältää kustannuksen, jota Excelissä ei näy

Kaksi tehdasta voi tarjota lähes saman tuotteen eri hinnalla.

Halvempi näyttää luonnollisesti paremmalta – kunnes mukaan lasketaan myöhästyneet toimitukset, ylimääräiset tarkastukset, reklamaatiot, uudelleenvalmistus, lentorahti tai oman henkilöstön käyttämä aika ongelmien selvittämiseen.

Siksi toimittajaa ei kannata arvioida vain kappalehinnan perusteella.

Todellinen hankintakustannus syntyy koko prosessista, ei pelkästä ostohinnasta. Lue lisää: mitä tuotteen todellinen hankintahinta sisältää.

Mitä pidempi toimitusketju, sitä enemmän luottamusta pitää pystyä todentamaan

Aasian hankinnassa ostajan ja tuotannon välissä voi olla tuhansia kilometrejä, useita yrityksiä ja kokonainen verkosto alihankkijoita. Silloin luottamusta ei rakenneta pelkästään hyvällä sähköpostiviestinnällä.

Pitää tietää esimerkiksi kuka tuotteen todella valmistaa, missä kriittiset työvaiheet tehdään, mistä materiaalit tulevat ja kuka reagoi, jos jokin muuttuu.

Tähän esimerkiksi toimittajan tarkistaminen ennen ensimmäistä tilausta ja tehdasauditointi tuovat konkreettista tietoa.

Auditointi ei kuitenkaan yksin ratkaise kaikkea. Tehdas voi näyttää hyvältä maanantaina ja tuotannossa voi tulla ongelma kolme kuukautta myöhemmin. Siksi luottamus syntyy lopulta jatkuvasta yhteistyöstä.

Luottamus ei tarkoita kontrollin vähentämistä

Tässä on toimitusketjujen ehkä kiinnostavin ristiriita:

Mitä enemmän luotat toimittajaan, sitä vähemmän sinun pitäisi joutua arvailemaan.

Hyvässä toimittajasuhteessa tarkastukset, raportointi ja avoin kommunikaatio eivät ole epäluottamuksen merkkejä. Ne ovat juuri niitä asioita, joiden avulla luottamus voidaan rakentaa.

• Hyväksytty näyte kertoo, mitä tavoitellaan.
• Tuotannon seuranta kertoo, eteneekö valmistus suunnitellusti.
• Laaduntarkastus kertoo, vastaako lopputulos sovittua.
• Avoin kommunikaatio kertoo, mitä tapahtuu silloin, kun suunnitelma ei pidäkään.

Jos jokainen näistä toimii, ostajan ei tarvitse perustaa päätöksiään oletuksiin.

Paikallinen läsnäolo muuttaa sen, mitä toimitusketjusta voidaan tietää

Euroopasta käsin toimittajan kanssa voidaan hoitaa valtava määrä asioita tehokkaasti. Mutta sähköpostilla on yksi selvä rajoite: näet pääasiassa sen, mitä sinulle lähetetään.

Paikan päällä voidaan nähdä myös se, mitä ei tullut PowerPointiin.

Onko tuotantolinja oikeasti käynnissä? Onko tilaus siinä vaiheessa kuin kerrottiin? Käytetäänkö sovittuja materiaaleja? Onko tavara valmis tarkastettavaksi? Miksi toimitus on viivästymässä?

Juuri tässä Nikolai Sourcingin hankintapalvelut tulevat mukaan.

Nikolai toimii asiakkaan ja toimittajan välissä paikallisesti: toimittajien arvioinnista ja tehdaskäynneistä tuotannon seurantaan, laadunvarmistukseen ja toimitusten koordinointiin.

Tarkoitus ei ole lisätä toimitusketjuun yhtä uutta välikättä.

Tarkoitus on vähentää välimatkaa asiakkaan ja todellisen tuotannon välillä.

Paras toimitusketju ei ole se, jossa mikään ei koskaan mene pieleen

Sellaista toimitusketjua ei ole olemassa. Raaka-aineiden saatavuus muuttuu. Tuotanto viivästyy. Ihmiset tekevät virheitä. Logistiikka häiriintyy.

Hyvin rakennettu toimitusketju kestää nämä tilanteet siksi, että ongelmat tulevat näkyviksi riittävän aikaisin ja niihin pystytään reagoimaan.

Lopulta luottamus toimitusketjussa tarkoittaa juuri tätä:

Sinun ei tarvitse uskoa, että kaikki menee hyvin. Sinulla pitää olla riittävästi näkyvyyttä tietääksesi, miten asiat oikeasti menevät.

Jos haluat rakentaa Aasian hankintaa kokonaisuutena hallitummin, lue myös Hankinta Aasiasta – mitä yrityksen pitää tietää ennen aloittamista?